Pengertian dan Fungsi Budaya Organisasi
Dalam
buku Handbook of Human Resource Management Practice oleh Michael
Armstrong pada tahun 2009, budaya organisasi atau budaya perusahaan
adalah nilai, norma, keyakinan, sikap dan asumsi yang merupakan bentuk
bagaimana orang-orang dalam organisasi berperilaku dan melakukan sesuatu
hal yang bisa dilakukan. Nilai adalah apa yang diyakini bagi
orang-orang dalam berperilaku dalam organisasi. Norma adalah aturan yang
tidak tertulis dalam mengatur perilaku seseorang.
Pengertian
di atas menekankan bahwa budaya organisasi berkaitan dengan aspek
subjektif dari seseorang dalam memahami apa yang terjadi dalam
organisasi. Hal ini dapat memberikan pengaruh dalam nilai-nilai dan
norma-norma yang meliputi semua kegiatan bisnis, yang mungkin terjadi
tanpa disadari. Namun, kebudayaan dapat menjadi pengaruh yang signifikan
pada perilaku seseorang. Berikut adalah beberapa pengertian dari budaya
organisasi:
•Budaya organisasi mengacu pada
hubungan yang unik dari norma-norma, nilai-nilai, kepercayaan dan cara
berperilaku yang menjadi ciri bagaimana kelompok dan individu dalam
menyelesaikan sesuatu.
•Budaya merupakan sistem aturan informal yang menjelaskan bagaimana seseorang berperilaku dalam sebagian besar waktunya.
•Budaya
Organisasi adalah sebuah pola asumsi dasar yang diciptakan, ditemukan
atau dikembangkan oleh suatu kelompok tertentu sebagai landasan dalam
berperilaku dalam organisasi. Dimana akan diturunkan kepada anggota baru
sebagai cara bagaimana melihat, berpikir, dan merasa dalam organisasi.
•Budaya adalah keyakinan, sikap dan nilai-nilai yang dipegang dan ada dalam sebuah organisasi.
Budaya organisasi memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
1) Menentukan hal penting yang mendasari organisasi, standar keberhasilan dan kegagalan harus bisa diukur.
2) Menjelaskan bagaimana sumber-sumber organisasi digunakan dan untuk kepentingan apa.
3) Menciptakan apa organisasi dan anggotanya dapat mengharap satu sama lain.
4)
Membuat beberapa metode pengontrolan perilaku dalam keabsahan
organisasi dan membuat yang lain tidak absah yaitu menentukan dimana
kekuasaan terletak dalam organisasi dan bagaimana menggunakannya.
5) Menseleksi perilaku yang memungkinkan anggota terlibat atau tidak dan menentukan ganjaran dan hukuman.
6)
Menentukan suatu tatanan bagaimana anggota harus menciptakan
kebersamaan antar anggota atau dengan orang di luar organisasi secara
kompetitif, dan bekerja sama secara jujur, secara renggang atau secara
bermusuhan.
7) Membangun anggotanya berhubungan dengan lingkungan luar secara agresif, eksplosif, bertanggungjawab dan proaktif.
Sedangkan Robins (1990 : 253) mencatat empat fungsi budaya organisasi, yaitu :
1) Membedakan satu organisasi dengan organisasi lainnya
2) Meningkatkan komitmen bersama
3) Menciptakan stabilitas system social
4) Mekanisme pengendalian yang memadu dan membentuk sikap dan perilaku karyawan.
Siagian (1992:153) mencatat lima fungsi penting budaya organisasi yaitu:
1)
Sebagai penentu batas-batas perilaku dalam arti menentukan apa yang
boleh dan tidak boleh dilakukan, apa yang dipandang baik atau tidak
baik, menentukan yang benar dan yang salah.
2) Menumbuhkan jati diri suatu organisasi dan para anggotanya.
3) Menumbuhkan komitmen kepada kepentingan bersama di atas kepentingan individual atau kelompok sendiri.
4) Sebagai tali pengikat bagi seluruh anggota organisasi
5) Sebagai alat pengendali perilaku para anggota organisasi yang bersangkutan.
Pengertian Teknologi Terhadap Kreativitas dan Team
Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan
dalam individu, organisasi maupun dunia bisnis sebagai alat bantu dalam
upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan
dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau
menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan
sumber dayayang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis
TeknologiInformasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan,
agarsetiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi
Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan
pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan
sebagai berikut :
- · Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.
- · Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.
- · Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan
departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan
uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi
departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang
sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di Perusahaan
tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk
mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan
perusahaan ?
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara
lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan
kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan
Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para
usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku
usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan
kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan
perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource
Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang
mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah
dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di
perusahaan tersebut, misalnya :
1. Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya
untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan
IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1
minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita
konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.
3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data
yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan
menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan
sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah
perusahaan akan kehilangan banyak order.
4. Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya
promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah
dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh
dunia.
5. Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau
perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam
merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui
kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh
dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua
aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan
penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan
semain meningkatnya margin perusahaan.
Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh
IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang
dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan
ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari
penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.
Sistem Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1. Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor
keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam
berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control
perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk
mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert
dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu
membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula
menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang
dihadapi.
2. Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha
pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan
berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal
tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi
untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
· Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu
menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam
menghadapi keluhan pelanggan.
· Simplifikasi proses
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya
dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen
teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs
perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
· Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa
proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara
langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
· Otomatisasi proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
3. Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan
value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value
tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk
menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu
menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4. Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan
pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing
baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business
semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus
yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”,
arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang
terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan
dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini.
Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan
dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan
strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan
dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif
perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa
lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila
pada ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap
strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya
pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi
pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua
strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki
marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan
keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat
dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan
perbedaan mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT
merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi
user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan
framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana
seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada
infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada
pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah
organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan
penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan
hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem
informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi
yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan
untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian
bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi
informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara
yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk:
• Pengetahuan mengenai teknologi baru
• Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
• Dibahas dalam diskusi perusahaan
• Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia
bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem
Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut
sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi
adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk
memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu
organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis,
peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan
serius bagi pihak manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk
mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya
melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman
mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperlukan
untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu
sendiri.
IT mendukung perusahaan/organisasi di leve
• Strategik
Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan
• Taktis
Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses
• Operasional
Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
